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2014年3月18日 星期二

[Excel]如何使資料依據設定條件,在不同工作表之間自動填入對應內容?


印象中,有一個關於工作的好觀念是這麼說的,工作層次分為三個階段:
第一個階段: 按部就班且準時地完成工作範圍內的事項,即使是用最笨和最沒有效率的做法。
第二個階段: 發揮巧思,尋找工具甚至創造工具,讓工作有效率地完成於彈指之間。
第三個階段: 當達到可以有效率完成自身的工作後,了解其他領域的工作內容並培養相關技能,以求勝任跨領域的產業。

這一兩周,因應公司未來發展的規劃,協助會計人員收集資料並製作相關財務報表,其中有一項是有關於提供庫存物品的跌價政策。換句話說,依據庫存品的屬性、共用性和庫齡來定義其剩餘價值的比例。當時因受限於繳交時程緊急,直接以手工方式將數字一一填入庫存分析Excel表單,加上庫存品的分類科目繁多雜亂,一不小心就會出錯,的確是一個耗費精神同時缺乏效率的方法。

交差後回頭想想,其實可以利用Excel中既有的判斷和位址等等函數來解決,其中使用Match函數判斷符合字根並回傳字根的相對位置,以及使用字串合併功能和Indirect函數抓取跌價比例數字。簡單寫成一個範例,在本文下方連結,可供下載參考。(OS: 人生短短,實在無法忍受第二次再用這種沒效率的方式~~)

工作表二內儲存格的指令舉例如下:
INDIRECT("跌價政策"&"!B"&MATCH(C3,跌價政策!$A$2:$A$6,0)+1)

範例的設定和使用方法如下:

1.在工作表一:跌價政策,先依庫存品的分類科目制定期望的跌價政策並填入,如上圖的橘色區域。


2.在工作表二:庫存分析表,直接下拉,即可自動填入對應科目的跌價比例數字,如上圖的黃色區域。


範例下載

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