2017年11月19日 星期日

[Gantter for Google Drive]如何善用Gantter軟體管理小型專案_以SBIR成果發表會為例?


高雄市政府為推動地方產業發展和鼓勵創新研發,特編列經費並爭取由經濟部配合匡列經費以辦理地方特色產業創新研發計畫之推動,「高雄市政府特色產業創新研發計畫」簡稱高雄地方型SBIR計畫(Small Business Innovation Research),顧名思義,該計畫為期望帶動中小企業積極投入高雄市特色產業之研發工作,進而提升具高雄市特色產業聚落創新研發之能量。
經過一年的計畫執行期程,評審委員肯定我司的計畫成果並邀請我司參與106年度的成果發表會,很榮幸地,這是我司參與SBIR歷屆計畫以來第一次受邀參與成果發表會。為了使該計畫成果於發表會中完整呈現,同時配合主辦單位安排的作業時程,我將該發表會以小型專案看待,並挑選Gantter for Google Drive來進行專案管理工作。(OS: 事實上,藉由該機會接觸不同套的專案軟體工具,也是其中一個目的。)
Gantter for Google Drive,即讓使用者在Google雲端硬碟上操作Gantter,並將檔案直接存取於個人的雲端硬碟。同時藉由下列的安裝、工作任務和設定時程等等幾個關鍵步驟的設定步驟,即可進行簡易的專案管理工作。以執行短期或小型專案的需求而言,該套軟體已具備基本功能。

(一)安裝

藉由Gantter」網頁,並選擇Gantter for Google Drive版本,即可完成順利安裝。

(二)設定專案屬性

當開啟Gantter for Google Drive介面後,利用快捷建「F8」開啟專案屬性視窗,並針對專案名稱、開始日期、專案完成期限、每日工時和每周工作日進行定義,如圖一和圖二所示。


圖一 專案的常規設置

圖二 定義工期

(三)工作任務

將專案的工作項目依序填入名稱欄位中,同時藉由縮排任務icon的調整,可將工作項目區分為主項目和子項目,使整體專案具備層次並容易解讀,如圖三所示。


圖三 工作項目 

()設定資源

人力是專案執行的資源之一,將涉及該專案工作的人力填入資源名稱欄位中,如圖四所示。附帶一提的是,該軟體具備email提醒和成本估算功能,可自行點選玩玩看。


圖四 設定資源

()設定項目屬性

利用快捷建「F2」開啟單一項目屬性視窗,依據專案時程填入預計工作日、資源配置和前置任務等等資訊,如圖五和圖六所示。


圖五 單一項目的常規設置

圖六 單一項目的資源分配勾選

(六)調整工作日

若專案執行期間包含國定假日,或是天災等不可抗力因素之休假日,可藉由設定日曆以定義實際工作日,以確實掌握專案進度。將操作介面切換至日曆設定,利用快捷建「F2」開啟日曆屬性視窗,選取10/9和10/10兩天,並選擇清除icon,10/9和10/10顯示為紅色,表示已不列入工作日,如圖七和圖八所示。


圖七 日曆設定

圖八 日曆屬性

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