開會如何有效率？

「結構化會議法則」除了節省時間外，更能提高開會共識效率。
例如：當面臨需召開共識會議，
而遇到需要回覆重要客戶的信中意見時，通常您會怎麼做呢？
或許以下分享方式可以參考看看~~

首先，建議先了解開會目的；其次，再以適當手段分析應回覆的具體內容；
第三，再逐句潤述應回覆句子並統整完稿。

了解開會目的不外乎希望以最具體的方式回應客戶的意見。
根據這樣的目的，我們可以逐句審閱知道客戶哪些意見是「客觀事實」，
而那些是「主觀感受」的內容。

然後針對「客觀事實」的部分，進行一系列且具系統性的專業回覆，
再以「理解」重要客戶的「主觀感受」，說明我方立場或態度。
換言之，用一種極具「中立且理性」的手法將事情盡可能導向客觀化論點。

最後，須由相關參與人員協助觀看前後論述的合宜與正當性後，
即可有效率的完成開會整合後的內容。

上述做法是否心動了呢？
或許下次開會您也可以試試看哩~~